Informationen zur Datenverarbeitung
V3 (August 2026)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt XING SE & Co. KG den Dienst onlyfy Bewerbungsmanager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy Bewerbungsmanager (by XING) sowie durch XING SE & Co. KG informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von XING SE & Co. KG besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von XING SE & Co. KG und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy Bewerbungsmanager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy Bewerbungsmanager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy ebenso wie das Job-Netzwerk XING) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer·innen beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy Bewerbungsmanager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung, für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit XING SE & Co. KG zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy Bewerbungsmanager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Hinweise zu speziellen Funktionen vom onlyfy Bewerbungsmanager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art.6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist aufgrund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung und Kommunikation per WhatsApp
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp-Funktion nutzen oder XING SE & Co. KG Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung per WhatsApp kontaktiert, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Kommunikation kann insbesondere dazu dienen, Bewerbungsinformationen abzufragen, Rückfragen zu klären, Termine abzustimmen, Erinnerungen zu senden oder sonstige Kommunikation im Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.
Bei einer Bewerbung per WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat die notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden anschließend über den Dienstleister PitchYou direkt im onlyfy Bewerbungsmanager übertragen und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp“ werden unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp“ Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt im onlyfy Bewerbungsmanager.
Die WhatsApp-Funktionen werden von dem IT-Dienstleister PitchYou zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Bewerbung oder Kommunikation Ihren eigenen privaten WhatsApp-Account verwenden und daher eine Verarbeitung durch WhatsApp bzw. Meta in eigener Verantwortung erfolgt. Eine Übermittlung, insbesondere in die USA, kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Die Datenschutzinformationen von WhatsApp finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Sie können Ihre Einwilligung in die Kommunikation per WhatsApp jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn Sie nicht zustimmen oder Ihre Einwilligung widerrufen, erfolgt keine weitere Kommunikation per WhatsApp.
KI-gestützte Unterstützung beim Auslesen von Bewerbungsunterlagen
Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann KI ergänzend zum bestehenden Lebenslauf-Parsing eingesetzt werden – jedoch nur, wenn die reguläre Erkennung fehlerhafte oder unvollständige Ergebnisse liefert.
Dabei können Ihre Bewerbungsunterlagen, z. B. Lebenslauf, Anschreiben, weitere Dokumente oder der Inhalt Ihrer Bewerbungs-E-Mail, verarbeitet werden. Ziel ist es, relevante Angaben wie Stammdaten, Berufserfahrung, Ausbildung, Skills oder Sprachkenntnisse besser zu erkennen und strukturiert im Bewerberprofil abzulegen.
Die Daten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung des KI-Modells verwendet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO als auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse” sowie „besondere Kategorien von Daten” statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, „überwiegendes Interesse” und „besonders schützenswerte Personendaten”. Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber
Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in einem unserer Unternehmen der New Work Gruppe bewerben möchten oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung zur Verfügung stellen.
Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unseren bestehenden Datenschutzhinweisen für den Besuch unserer Webseiten, in denen Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten:
Für xing.com
https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung
Für onlyfy.com
https://onlyfy.com/de/datenschutz/
Bei Abweichungen oder Besonderheiten der Datenverarbeitung im Bewerbungsverfahren gelten die spezifischen Angaben in diesen Bewerberdatenschutzhinweisen.
Wer ist für Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist das jeweilige Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben oder beworben haben. Der jeweils Verantwortliche wird nachfolgend als „wir“ bezeichnet.
Kontaktmöglichkeiten der verantwortlichen Stellen:
New Work SE
Baumwall 7
20459 Hamburg
Deutschland
New Work Networking Spain SL
Consell de Cent, 334-336, 1º 1ª
08009 Barcelona
Spanien
New Work Networking Portugal Unipessoal Lda.
Rua Roberto Ivens 1345
4450-248 Matosinhos
Portugal
XING SE & Co. KG
Baumwall 7
20459 Hamburg
Deutschland
XING Austria GmbH
Salzgries 12
1010 Wien
Österreich
Unseren Datenschutzbeauftragten für jedes der genannten Unternehmen erreichen Sie unter datenschutzbeauftragter@new-work.se.
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unserer Unternehmensgruppe) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Hierzu gehören neben Ihren Bewerbungsunterlagen inklusive Lebenslauf, Anschreiben und Zeugnissen, insbesondere Daten zu Ihrer Person, nämlich:
Anrede, Vorname und Name
Email-Adresse
Geburtsdatum
Telefonnummer
Anschrift
Aufenthaltsland und
Staatsbürgerschaft
Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Bestimmte Angaben sind jedoch erforderlich, damit wir Ihre Bewerbung prüfen und das Bewerbungsverfahren durchführen können. Ohne diese Angaben können wir Ihre Bewerbung gegebenenfalls nicht berücksichtigen. Die Bereitstellung darüber hinausgehender Informationen ist freiwillig.
Mit dem Ausfüllen einer Bewerbung setzen wir einen Session Cookie, der es uns ermöglicht bereits betätigte Eingaben mit dem jeweiligen User zu verknüpfen. Sobald die Seite neu geladen wird, können die Daten somit wieder in das Bewerbungsformular eingespielt und müssen nicht erneut ausgefüllt werden. Die Speicherdauer beträgt 7 Tage. Danach werden die Daten gelöscht.
Mit dem Abschicken einer Bewerbung kann es vorkommen, dass Sie gebeten werden, Ihre Bewerbung über Ihre E-Mail Adresse gesondert zu bestätigen. Das ist eine technische Voraussetzung des Bewerbungmanagement - Tools onlyfy by XING. Die ausgefüllte Bewerbung wird hierfür bis zu 7 Tage auf der Karriereseite zwischengespeichert. Nach einer Bestätigung per E-Mail Link wird diese freigegeben und abgeschickt.
Zur einfachen, schnellen und unkomplizierten Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren bieten wir Ihnen eventuell optional die Möglichkeit zur Online-Terminvereinbarung an. Für diesen Service nutzen wir primär den Anbieter „Microsoft Bookings“. Dieser Dienst wird betrieben durch Microsoft Ireland Operations, Ltd. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung unter folgendem Link einzusehen: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
Darüber hinaus nehmen wir mit Ihrer jederzeit widerruflichen Einwilligung Ihre Daten und Ihre Bewerbungsunterlagen, die Sie uns übermitteln, in unser TalentPool auf, um gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt auf Sie zurückkommen zu können.
Gelegentlich führen wir außerdem Befragungen zur Qualitätssicherung durch, weswegen wir im Anschluss an Ihr Bewerbungsverfahren gegebenenfalls auf Sie zurückkommen möchten.
Sofern wir eine Weiterverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck – also nicht für denjenigen, für den die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden – beabsichtigen, werden wir Sie erneut informieren.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren ist Art.6 Abs.1 lit. b) DSGVO, für Verarbeitungen in Deutschland primär § 26 BDSG. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Die Aufnahme Ihrer personenbezogenen Daten und Bewerbungsunterlagen in unseren Talentpool erfolgt auf Grundlage Ihrer freiwillig erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt hiervon unberührt.
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, erfolgt diese auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht dann in der Wahrung und Durchsetzung unserer rechtlichen Interessen sowie Abwehr etwaiger gegen uns gerichteter Ansprüche.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Grundsätzlich werden Ihre Daten gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht.
Für den Fall, dass Sie einer weiteren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, werden wir Ihre Daten in unseren TalentPool übernehmen. Dort werden die Daten spätestens nach Ablauf von zwei Jahren gelöscht. Vor Ablauf dieser Frist werden wir uns bei Ihnen erkundigen, ob Sie einer Verlängerung der Speicherfrist zustimmen.
Sofern sich aus dem Bewerbungsverfahren ein Arbeitsverhältnis mit der New Work SE oder einem Unternehmen der Unternehmensgruppe ergibt, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Wir nutzen für den Bewerbungsprozess die Software onlyfy by XING.
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern, ggf. auch innerhalb der Unternehmensgruppe, an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen.
Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten außerdem an mit uns verbundene Unternehmen, soweit dies im Rahmen der oben genannten Zwecke zulässig ist.
Im Übrigen werden personenbezogene Daten ggf. in unserem Auftrag auf Basis sog. Auftragsverarbeitungsverträge durch Anbieter von Systemen für Bewerberauswahlverfahren, beispielsweise zur automatischen Online-Terminvereinbarung, verarbeitet.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Soweit nicht anders angegeben, werden Ihre Daten ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet.
Datenübermittlungen an Drittländer finden statt, jedoch ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlich geregelten Zulässigkeitsvoraussetzungen.
Wenn die Übermittlung der Daten an ein Drittland nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen dient, wir keine Einwilligung Ihrerseits haben, die Übermittlung nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und auch sonst keine Ausnahmeregelung gilt, übermitteln wir Ihre Daten nur dann an ein Drittland, wenn ein Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO vorliegen. Im Regelfall erreichen wir durch den Abschluss der von der Europäischen Kommission erlassenen EU-Standarddatenschutzklauseln mit der empfangenden Stelle geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO sowie ein angemessenes Datenschutzniveau. Kopien der EU-Standarddatenschutzklauseln erhalten Sie auf der Website der Europäischen Kommission.
Ihre Rechte als „Betroffene/r“
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir dann ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Ferner haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Beschwerderecht
Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. Dieses Recht besteht insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Stand Oktober 2026